Ruban Excel : Maîtriser la navigation et la personnalisation

Qu’est-ce que le ruban dans Excel ?

Le ruban est la bande située en haut de la fenêtre Excel, qui contient plusieurs onglets. Chaque onglet regroupe des commandes et des outils spécifiques aux tâches que tu veux accomplir, comme la mise en forme des cellules, l’insertion de tableaux ou encore l’utilisation de formules.

Son rôle est crucial dans l'interface utilisateur, car il te permet de naviguer rapidement entre les différentes fonctionnalités sans avoir à parcourir plusieurs menus complexes. Chaque onglet est divisé en groupes de commandes, chacun étant dédié à un aspect particulier de ton travail dans Excel.

Composition du ruban Excel

Tu peux appliquer plusieurs types de validation dans Excel :

Les onglets : ce sont les catégories principales comme Accueil, Insertion, Mise en page, Formules, Données, Révision et Affichage. Chaque onglet regroupe les outils nécessaires pour des tâches spécifiques.

Les groupes de commandes : dans chaque onglet, tu trouveras des groupes qui organisent les commandes. Par exemple, sous l'onglet Accueil, tu as des groupes comme Police, Alignement, et Nombre pour personnaliser les cellules.

Les boutons : ce sont les outils individuels que tu peux cliquer pour exécuter une action, comme Insérer un tableau, Appliquer une couleur ou Insérer une formule.

Ces composants sont organisés de manière logique pour que tu puisses rapidement trouver ce dont tu as besoin.

Les onglets du ruban Excel et leur utilisation

Le ruban dans Excel est structuré en différents onglets, chacun regroupant des commandes spécifiques à une tâche particulière. Ces onglets sont la clé pour naviguer efficacement dans Excel, car ils t'offrent un accès rapide aux outils dont tu as besoin pour ton travail quotidien.

Les onglets standards dans Excel

Excel propose plusieurs onglets par défaut dans son ruban, chacun dédié à des types de tâches spécifiques :

Fichier : cet onglet te permet d’accéder aux options liées à la gestion de tes classeurs (ouvrir, enregistrer, imprimer, etc.).

Accueil : l'onglet principal pour la mise en forme des cellules, avec des outils pour la police, l'alignement, les nombres et les formats.

Insertion : utilisé pour insérer des éléments dans ta feuille de calcul comme des tableaux, des images, des graphismes, des formes, et plus encore.

Mise en page : ici, tu peux ajuster la mise en page de ton document, comme les marges, l’orientation ou la taille de la page.

Formules : cet onglet regroupe toutes les fonctions et outils nécessaires pour travailler avec des calculs et des formules complexes.

Données : gère l'importation, l'organisation et l'analyse des données dans tes feuilles de calcul.

Révision : utilisé pour des fonctionnalités comme la vérification orthographique, les commentaires et la protection du document.

Affichage : gère la manière dont tu vois tes données et ta feuille de calcul, comme l’affichage normal ou la disposition en mode fenêtre.

Groupes de commandes sous chaque onglet

Chaque onglet dans le ruban est divisé en plusieurs groupes de commandes. Ces groupes rassemblent les outils similaires pour faciliter leur utilisation.

Par exemple, dans l'onglet « Accueil » :

Le groupe « Police » contient des options pour modifier le style, la taille et la couleur du texte dans les cellules.
Le groupe « Alignement » te permet de changer l'alignement du contenu des cellules (gauche, centre, droite).
Le groupe « Nombre » gère la manière dont les valeurs numériques sont affichées (monétaire, pourcentage, etc.).

Ces groupes de commandes te permettent de travailler plus rapidement en accédant facilement aux outils qui sont logiquement regroupés.

Le rôle de l’onglet contextuel

Les onglets contextuels apparaissent uniquement lorsque tu effectues une action particulière dans Excel.

Par exemple, lorsque tu sélectionnes un graphique ou un tableau, un onglet contextuel supplémentaire s'ouvre, offrant des outils spécifiques à l'élément sélectionné.

Graphiques : Lorsque tu crées un graphique, l'onglet Outils de graphique apparaît avec des options pour personnaliser l'apparence et les données du graphique.
Tableaux : Si tu crées un tableau, un onglet contextuel dédié aux outils de tableau s'affiche, avec des options pour ajouter des lignes, des colonnes, ou personnaliser la mise en forme du tableau.

Ces onglets te facilitent l'accès aux outils sans surcharger l'interface quand tu n'en as pas besoin.

Comment personnaliser le ruban dans Excel ?

Le ruban dans Excel peut être entièrement personnalisé pour s’adapter à tes besoins spécifiques. Tu peux ajouter ou supprimer des commandes, créer des onglets sur mesure, ou même personnaliser la barre d'outils d'accès rapide pour rendre ton travail plus efficace.

Personnalisation des commandes dans le ruban

Si tu utilises certaines commandes plus fréquemment que d’autres, tu peux facilement les ajouter à ton ruban ou les supprimer pour alléger ton espace de travail.

Voici comment procéder :

1. Cliquez sur le bouton Fichier dans le ruban.

2. Sélectionnez Options dans le menu.

3. Dans la fenêtre Options Excel, clique sur Personnaliser le ruban.

4. Dans la zone de personnalisation, tu peux ajouter ou retirer des commandes de n’importe quel onglet ou groupe.

5. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.

Cela te permet d’avoir rapidement accès aux outils que tu utilises le plus souvent, sans utiliser plusieurs menus.

Création d’onglets personnalisés

Si les onglets par défaut ne suffisent pas, tu peux créer un onglet personnalisé pour regrouper toutes les commandes que tu utilises souvent.

Voici les étapes à suivre :

1. Ouvre les Options comme expliqué précédemment.

2. Dans la section Personnaliser le ruban, clique sur Nouveau onglet.

3. Renomme cet onglet et ajoute-y des groupes de commandes en les sélectionnant dans la liste des commandes disponibles.

4. Clique sur OK pour valider et ton nouvel onglet apparaîtra dans le ruban.

Cela est particulièrement utile si tu travailles régulièrement sur des projets spécifiques qui nécessitent toujours les mêmes outils (comme des macros, des fonctions de mise en forme ou des calculs).

Personnalisation de la barre d’outils accès rapide

La barre d'outils d'accès rapide est une petite zone située au-dessus du ruban, où tu peux ajouter tes commandes préférées pour y accéder rapidement, peu importe quel onglet est ouvert.

1. Clique sur la flèche vers le bas à droite de la barre d'outils d'accès rapide.

2. Sélectionne les commandes que tu souhaites ajouter (enregistrement, annulation, impression, etc.).

3. Pour ajouter d'autres outils, clique sur Plus de commandes... et personnalise selon tes besoins.

4. Clique sur OK pour enregistrer tes modifications.

Cela te permet d’avoir des outils essentiels toujours à portée de main, indépendamment de l'onglet où tu te trouves.

Gestion de l’affichage du ruban dans Excel

Pour maximiser ton espace de travail ou pour rendre certaines options plus accessibles, Excel te permet de gérer l’affichage du ruban de manière flexible. Tu peux choisir de le masquer, de l’épingler, ou d’afficher uniquement les onglets.

Comment masquer et afficher le ruban ?

Si tu as besoin de plus d’espace sur ton écran pour travailler sur des tableaux ou des feuilles de calcul, tu peux facilement masquer le ruban et le réafficher à tout moment :

1. Cliquez sur l’icône en forme de flèche située dans le coin supérieur droit du ruban pour le masquer.

2. Si tu veux temporairement l'afficher, appuie sur Ctrl + F1 pour le réduire ou le restaurer.

3. Tu peux également cliquer avec le bouton droit de la souris sur un espace vide du ruban et choisir Réduire le ruban dans le menu déroulant.

Cela te permet de maximiser l’espace disponible à l’écran, tout en rendant le ruban accessible en un seul clic.

Épingler le ruban pour un accès constant

Si tu préfères que le ruban reste visible en permanence pour ne pas avoir à le rouvrir à chaque fois, tu peux le fixer en haut de la fenêtre Excel :

1. Clique à nouveau sur l’icône de la flèche dans le coin supérieur droit du ruban et choisis l’option Afficher les onglets et les commandes.

2. Cela épingle le ruban, permettant ainsi à toutes les commandes d'être toujours accessibles.

Cette option est utile lorsque tu travailles sur des tâches nécessitant un accès constant à plusieurs outils, comme la mise en forme des cellules ou l’insertion de formules.

Affichage des onglets ou commandes uniquement sur demande

Si tu veux un compromis entre un ruban visible et un écran dégagé, tu peux choisir d’afficher uniquement les onglets sans les commandes, et ces dernières apparaîtront uniquement quand tu en auras besoin :

1. Clique sur la flèche dans le coin supérieur droit du ruban et sélectionne Afficher les onglets.

2. Maintenant, seuls les onglets seront visibles, et les commandes apparaîtront uniquement lorsque tu cliqueras sur un onglet spécifique.

C'est une solution idéale pour ceux qui veulent garder un écran de travail propre tout en ayant un accès rapide aux outils d'Excel quand nécessaire.

Comment naviguer rapidement avec les raccourcis ?

Que tu sois sur Windows ou Mac, connaître les raccourcis clavier te permet de naviguer dans le ruban d'Excel plus rapidement et efficacement. Voici comment tirer parti des raccourcis pour accéder aux commandes sans utiliser la souris.

Utilisation des raccourcis clavier pour le ruban (Windows et Mac)

Les raccourcis clavier te permettent de naviguer dans les onglets du ruban plus facilement.

Voici les raccourcis pour Windows et leur équivalent sur Mac :

Alt (Windows) / Option (Mac) : Appuyer sur cette touche fait apparaître des lettres et des chiffres au-dessus de chaque onglet du ruban. Sélectionne l'onglet ou la commande en appuyant sur la touche associée.

Ctrl + F1 (Windows) / Command + Option + R (Mac) : Ce raccourci permet de réduire ou agrandir le ruban pour maximiser l’espace de travail.

Alt + H (Windows) / Option + Command + H (Mac) : Ouvre l'onglet Accueil.

Alt + N (Windows) / Option + Command + N (Mac) : Ouvre l'onglet Insertion pour insérer des tableaux, des images, des graphiques, etc.

Ces raccourcis sont utiles pour naviguer rapidement sans avoir à parcourir plusieurs menus ou utiliser la souris.

Comment naviguer plus facilement avec les raccourcis ?

La touche Alt (ou Option sur Mac) est très utile pour se déplacer dans le ruban :

Appuie sur Alt (Windows) ou Option (Mac) pour activer les raccourcis dans le ruban.

Des lettres ou chiffres apparaîtront au-dessus de chaque onglet. Par exemple, pour accéder à l'onglet Accueil, appuie sur Alt + H (Windows) ou Option + Command + H (Mac).

Ensuite, utilise les raccourcis correspondants pour sélectionner une commande ou un groupe spécifique dans cet onglet.

Cela te permet de naviguer dans Excel uniquement avec le clavier, sans utiliser la souris, ce qui accélère considérablement le flux de travail.

Raccourcis clavier pour réduire et agrandir le ruban

Si tu as besoin de plus d’espace sur ton écran, tu peux rapidement réduire ou agrandir le ruban avec un simple raccourci :

Ctrl + F1 (Windows) / Command + Option + R (Mac) : Ce raccourci te permet de masquer ou afficher le ruban. Lorsqu’il est réduit, seuls les onglets sont visibles, et tu dois cliquer sur un onglet pour afficher les commandes.

Cela est particulièrement utile lorsque tu travailles sur de grandes feuilles de calcul et que tu souhaites maximiser l’espace de travail tout en gardant un accès rapide aux outils du ruban.

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