Tout savoir sur la mise en forme conditionnelle dans Excel : le guide complet

La mise en forme conditionnelle est simple à appliquer dans Excel.

Voici les étapes pour commencer à utiliser cette fonctionnalité.

Avant de commencer, sélectionne les cellules ou la plage de données sur lesquelles tu souhaites appliquer une mise en forme conditionnelle. Cela peut être un ensemble de cellules spécifiques dans une colonne, une ligne ou un tableau complet.

Une fois les cellules sélectionnées, tu pourras facilement appliquer des règles conditionnelles.

Ensuite, dirige-toi vers l'onglet « Accueil » dans la barre de navigation d'Excel.

Dans le groupe « Styles », tu trouveras l'option « Mise en forme conditionnelle ».

Clique dessus pour faire apparaître un menu déroulant où tu pourras choisir plusieurs options de mise en forme.

Dans le menu déroulant, tu auras le choix entre différents types de règles. Ces règles permettent d’appliquer une mise en forme aux cellules en fonction de critères spécifiques comme des valeurs, des dates ou du texte.

Par exemple :

Excel propose plusieurs types de règles de mise en forme conditionnelle, adaptées à différents scénarios. Ces règles te permettent de personnaliser l'apparence des cellules selon des critères spécifiques.

Tu peux configurer des règles pour que la mise en forme varie en fonction des valeurs numériques dans tes données.

Par exemple :

Si tu travailles avec des données textuelles, tu peux définir des règles pour que certaines cellules se mettent en couleur ou s'affichent différemment selon le texte qu'elles contiennent.

Par exemple, tu peux définir une règle pour que toutes les cellules contenant le mot « urgent » soient mises en rouge.

Les règles de mise en forme conditionnelle permettent aussi de travailler avec des dates.

Tu peux par exemple :

Pour identifier des valeurs en double dans une plage de données, tu peux utiliser une règle qui affiche automatiquement les cellules en double dans une couleur spécifique.

Cela est particulièrement utile dans des listes ou des bases de données pour éviter les erreurs.

Voici plusieurs astuces pour t'aider à tirer le meilleur parti de la mise en forme conditionnelle et ainsi améliorer la lisibilité et l'efficacité de tes données dans Excel.

Pour mieux visualiser certaines informations dans un tableau, tu peux sélectionner des cellules qui répondent à un critère particulier.

Par exemple, tu peux appliquer une couleur spécifique à toutes les cellules qui contiennent une valeur supérieure à 100 ou un texte spécifique comme « important ».

Cette méthode permet d'attirer l'attention rapidement sur les données clés.

Si tu travailles avec des données textuelles, il est possible de mettre en avant certaines cellules en fonction du texte qu’elles contiennent.

Par exemple, tu peux configurer une règle qui change la couleur des cellules contenant le mot « Erreur » en rouge, ce qui permet de rapidement identifier les problèmes dans tes données.

Cette astuce te permet de rapidement repérer les valeurs les plus hautes ou les plus basses dans un ensemble de données. En utilisant une règle qui applique une couleur spécifique aux valeurs élevées et une autre aux plus faibles, tu pourras rapidement identifier les extrêmes.

Par exemple, tu peux choisir une couleur rouge pour les plus faibles et une couleur verte pour les plus hautes, ce qui rend la comparaison visuelle plus simple.

Les échelles de couleurs permettent de représenter des données continues à l'aide d'un dégradé de couleurs.

Par exemple, tu peux configurer une règle où une plage de données est colorée du vert (pour les valeurs faibles) au rouge (pour les valeurs élevées). Cela te permet d’avoir une vue d’ensemble rapide sur la distribution des données dans ton tableau.

Les barres de données sont un excellent moyen de représenter des tendances directement dans les cellules. Elles fonctionnent comme des mini-graphes, avec des barres plus longues pour les valeurs élevées et plus courtes pour les valeurs basses.

Cela permet d'avoir une visualisation graphique rapide sans avoir besoin de créer un graphique complet.

Tu peux aussi appliquer des jeux d'icônes pour rendre la lecture des données plus intuitive.

Par exemple, des flèches montantes ou descendantes peuvent indiquer si les valeurs augmentent ou diminuent, ou des feux de signalisation peuvent être utilisés pour marquer des niveaux critiques.

Cela rend les données plus accessibles, surtout dans des rapports ou des tableaux croisés dynamiques.

Tu peux aller encore plus loin en créant des règles personnalisées avec des formules.

Par exemple, tu pourrais configurer une règle qui applique une mise en forme si une cellule respecte un critère en lien avec une autre cellule.

Cela permet de construire des règles complexes qui s’adaptent à des besoins spécifiques, comme afficher un avertissement si une cellule dépasse un certain montant alors qu’une autre cellule reste vide.

Si tu as des zéros ou des valeurs non pertinentes dans ton tableau, tu peux configurer une règle de mise en forme conditionnelle pour les masquer.

Cela rendra ton tableau plus propre et mettra l’accent uniquement sur les données utiles.

Pour une meilleure organisation visuelle de tes données, il est possible d’appliquer une mise en forme à une ligne ou une colonne entière selon une condition spécifique dans une cellule.

Par exemple, tu peux faire en sorte que toute une ligne change de couleur dès qu'une cellule spécifique de cette ligne contient une date dépassée.

Cela te permet de structurer visuellement les informations importantes.

Une fois que tu as appliqué une mise en forme conditionnelle, tu peux la modifier, la copier ou la supprimer selon tes besoins.

Voici comment gérer ces règles pour conserver un contrôle optimal sur l’apparence de tes données.

Si tu souhaites ajuster une règle que tu as déjà appliquée, commence par sélectionner les cellules concernées.

Ensuite, dans l'onglet « Accueil », clique sur « Mise en forme conditionnelle », puis choisis « Gérer les règles ». Une boîte de dialogue s'ouvrira, te permettant de visualiser toutes les règles appliquées à la zone sélectionnée.

Clique sur la règle que tu veux modifier et ajuste les options (critères, couleurs, styles, etc.) selon tes besoins.

Pour supprimer une règle, tu peux suivre le même cheminement : sélectionne la plage ou les cellules concernées, puis accède à « Gérer les règles » via le menu « Mise en forme conditionnelle ».

Une fois dans la boîte de dialogue, tu peux sélectionner la règle à supprimer et cliquer sur « Supprimer ».

Si tu veux supprimer toutes les règles d’un coup, tu peux également choisir l'option « Effacer les règles » directement dans le menu déroulant de la mise en forme.

Lorsque plusieurs règles de mise en forme conditionnelle sont appliquées à une même cellule ou plage, elles peuvent parfois entrer en conflit.

Dans la boîte de dialogue « Gérer les règles », tu verras une liste des règles appliquées dans l'ordre de priorité. Tu peux ajuster cette hiérarchie en déplaçant les règles vers le haut ou vers le bas de la liste.

Les règles les plus hautes dans la liste seront appliquées en priorité.

Si tu souhaites appliquer la même mise en forme conditionnelle à d’autres cellules ou feuilles, tu peux facilement copier et coller cette mise en forme.

Sélectionne les cellules avec la mise en forme que tu veux reproduire, clique sur l’outil « Reproduire la mise en forme » dans l'onglet « Accueil », puis sélectionne la nouvelle zone de cellules où tu veux appliquer cette mise en forme.

Même si la mise en forme conditionnelle est une fonctionnalité puissante, certains problèmes peuvent survenir lors de son utilisation dans Excel.

Voici comment résoudre les problèmes les plus courants pour garder un contrôle total sur tes cellules et données.

Il arrive parfois que la mise en forme conditionnelle ne s’applique pas comme prévu.

Voici quelques raisons courantes et leurs solutions :

Lorsque plusieurs règles de mise en forme conditionnelle sont appliquées à la même cellule, cela peut créer un conflit visuel. Par exemple, une cellule peut changer de couleur selon deux critères différents.

Pour résoudre ce problème, il faut hiérarchiser les règles en fonction de leur importance.

Si tu as appliqué plusieurs règles de mise en forme et que tu veux repartir de zéro, tu peux supprimer toutes les mises en forme conditionnelles d’un seul coup.

Bien que la mise en forme conditionnelle soit puissante, elle comporte quelques limitations :

Oui, la mise en forme conditionnelle est disponible dans Excel en ligne (version web de Microsoft Excel), mais avec certaines limitations par rapport à la version de bureau.

Par exemple, toutes les règles avancées basées sur des formules personnalisées ne sont pas supportées dans la version en ligne. Cependant, les règles de base comme les échelles de couleurs, les barres de données, et les icônes fonctionnent.

Tu peux combiner plusieurs conditions dans une seule règle à l’aide de formules.

Par exemple, si tu veux qu'une cellule soit colorée en rouge si sa valeur dépasse 100 et que la valeur dans une autre cellule est inférieure à 50, tu peux utiliser une formule personnalisée comme :
=ET(A1>100, B1<50).

Cela te permet de créer des règles plus complexes et précises.

Malheureusement, il est impossible d’appliquer directement une mise en forme conditionnelle sur plusieurs feuilles en une seule opération. Chaque feuille doit être traitée séparément. Cependant, tu peux copier et coller les règles de mise en forme conditionnelle d’une feuille à l’autre.

Pour cela, utilise l'outil « Reproduire la mise en forme » ou simplement le copier-coller.