Formats de fichier Excel : XLS, XLSX, CSV, et quand les utiliser

Qu’est-ce qu’un format de fichier Excel ?

Un format de fichier Excel détermine la manière dont tes données, cellules et tableaux sont organisés et enregistrés dans un classeur. Chaque format possède des caractéristiques spécifiques qui influencent la compatibilité avec les différentes versions de Microsoft Excel, la taille du fichier et les fonctionnalités supportées.

Par exemple, les formats les plus courants comme XLS, XLSX, et CSV possèdent chacun leur extension (.xls, .xlsx, .csv) qui indique le type de fichier et la manière dont les informations seront manipulées.

Choisir le bon format permet de s'assurer que ton fichier reste compatible avec différents outils, tout en optimisant la performance et la gestion des données.

Pourquoi est-il important de choisir le bon format ?

Le choix du format a un impact sur la compatibilité avec les différentes versions d’Excel, la taille du fichier, et la manière dont les formules, tableaux, images ou macros seront gérés. Par exemple, un fichier XLS sera compatible avec des versions plus anciennes d’Excel, tandis qu’un fichier XLSX bénéficiera d’une meilleure gestion des données et d'une performance supérieure. Choisir le bon format garantit donc une meilleure manipulation des données et une plus grande flexibilité.

Le format XLS : l'option rétrocompatible

Le format XLS est l'un des formats les plus anciens utilisés dans Microsoft Excel, datant des versions d'Excel antérieures à 2007. Bien qu'il soit rétrocompatible, il présente certaines limitations en termes de performance et de gestion des données.

Caractéristiques du format XLS

Format binaire : le XLS est un format binaire, ce qui signifie qu'il stocke les données sous une forme compressée, mais plus limitée que les formats plus récents.
Taille limitée : il supporte jusqu’à environ 65 536 lignes et 256 colonnes par feuille de calcul.
Compatibilité avec les macros VBA : le format XLS prend en charge les macros et les scripts VBA, utilisés pour automatiser des tâches dans Excel.
Limites sur les fonctionnalités modernes : les graphismes, les tableaux croisés dynamiques et les formules complexes sont moins bien gérés par ce format par rapport à des options plus récentes comme le XLSX.

Quand utiliser le format XLS ?

Compatibilité avec d’anciennes versions : utilise le format XLS si tu dois partager des fichiers avec des utilisateurs qui travaillent sur des versions antérieures à Excel 2007.
Échange avec d'autres logiciels : certains anciens systèmes et logiciels d'entreprise utilisent encore ce format pour garantir une interopérabilité maximale.
Documents simples : si ton fichier contient un nombre limité de données (moins de 65 000 lignes), et peu de fonctionnalités modernes comme des images ou des graphiques complexes, le format XLS est suffisant.

Le format XLSX : le standard moderne

Le format XLSX est devenu le standard depuis la sortie d'Excel 2007. Ce format utilise une structure basée sur le XML, offrant une meilleure gestion des données, des cellules, et des tableaux, tout en étant plus performant et plus sécurisé.

Les avantages du format XLSX

Compression des fichiers : le format XLSX est plus léger que le format XLS, ce qui réduit la taille des fichiers, facilitant leur enregistrement et leur partage.
Support des données volumineuses : Il peut gérer jusqu’à 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes, ce qui le rend idéal pour des tableaux et des feuilles de calcul volumineux.
Fonctionnalités avancées : le XLSX permet l’utilisation de formules complexes, de graphismes, de tableaux croisés dynamiques, et l'insertion d'images ou de graphiques plus facilement.
Sécurité accrue : le format basé sur XML offre des options de protection renforcées contre la corruption des fichiers et permet une meilleure récupération des données en cas de problème.

Quand privilégier le format XLSX ?

Utilisation dans les versions modernes d'Excel : si toi et tes collaborateurs, utilisez Microsoft Excel 2007 ou une version plus récente, c'est le format par défaut à utiliser.
Gestion de gros fichiers : si ton fichier Excel contient un grand volume de données, des tableaux complexes, ou des formules, le format XLSX est plus adapté.
Automatisation via VBA : bien que le XLSX ne supporte pas directement les macros, il peut être utilisé conjointement avec des fichiers au format XLSM, qui eux, prennent en charge les macros VBA.

Le format CSV : un format pour les données brutes

Le format CSV (Comma Separated Values) est l'un des formats les plus simples et les plus largement utilisés pour l'enregistrement et l'échange de données. Il est principalement utilisé pour stocker des données brutes sous forme de texte, sans aucune mise en forme ni fonctionnalité avancée.

Spécificités du format CSV

Format texte simple : le CSV est un fichier texte où chaque ligne représente un enregistrement, et chaque valeur est séparée par un caractère comme une virgule ou un point-virgule.
Absence de mise en page : contrairement aux formats XLS et XLSX, un fichier CSV ne supporte pas les formules, les tableaux, ni les images. Il est uniquement utilisé pour stocker des valeurs brutes.
Compatibilité universelle : le format CSV est universellement reconnu par la plupart des logiciels, y compris des outils autres que Microsoft Excel, comme les bases de données, les outils web ou les logiciels de gestion.
Taille légère : un fichier CSV est très léger, car il ne stocke que les données, sans aucune mise en forme, image ou macro.

Les usages du format CSV dans Excel

Exportation et importation de données : le CSV est idéal pour transférer des données entre Excel et d'autres systèmes, comme des bases de données ou des plateformes web.
Manipulation de données brutes : si tu as besoin de travailler avec des données simples et non formatées (comme des résultats de sondages, des rapports de ventes), le CSV sont un format rapide et efficace.
Interopérabilité entre logiciels : grâce à sa simplicité, le CSV est couramment utilisé pour les échanges entre différents outils et applications, car il ne dépend pas d’une version particulière de Microsoft Excel ou d'un autre logiciel.

Comment choisir le bon format de fichier Excel : Tableau récapitulatif

Critère	XLS	XLSX	CSV
Compatibilité	Anciennes versions d'Excel (jusqu'à 2003)	Versions modernes d'Excel (2007 et plus)	Compatibilité universelle avec de nombreux logiciels (bases de données, plateformes web)
Taille du fichier	Plus lourd, limité à 65 536 lignes et 256 colonnes	Plus léger grâce à la compression, supporte jusqu'à 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes	Très léger, uniquement des données brutes sans mise en forme
Performance	Moins performant pour les gros fichiers	Très performant pour les gros fichiers	Parfait pour les petits fichiers de données brutes
Fonctionnalités supportées	Supporte les macros VBA, mais fonctionnalités limitées (formules simples, graphiques basiques)	Supporte les formules complexes, graphiques, et tableaux avancés	Pas de support pour les formules, graphiques, ou mise en page
Cas d'utilisation	Documents simples, compatibilité avec anciens logiciels	Documents complexes, manipulation de données volumineuses	Échange de données brutes entre systèmes